Biała lista kiedy obowiązek i co warto o niej wiedzieć?

Biała lista dotyczy przede wszystkim płatności związanych z fakturą wystawioną przez czynny podatnik VAT, gdy wartość jednej transakcji przekracza 15 000 zł. Wtedy przelew trzeba wysłać na rachunek w wykazie, a weryfikację najlepiej wykonać w dniu zlecenia i zachować potwierdzenie. Zapłata na rachunek spoza wykazu grozi wyłączeniem wydatku z kosztów i solidarną odpowiedzialnością za VAT, chyba że w 7 dni zostanie złożony ZAW-NR.

Czym jest biała lista podatników VAT?

Wykaz podatników VAT, potocznie biała lista podatników VAT, to elektroniczny i bezpłatny rejestr prowadzony przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Obejmuje on podmioty zarejestrowane, niezarejestrowane, wykreślone oraz przywrócone do rejestru VAT.

W wykazie sprawdzisz status VAT kontrahenta, jego NIP, REGON, nazwę oraz numery rachunków rozliczeniowych lub imiennych rachunków w SKOK powiązanych z działalnością gospodarczą. Dostęp odbywa się online i bez opłat, a wyszukiwanie jest możliwe po NIP, REGON, nazwie firmy lub numerze rachunku.

Kiedy powstaje obowiązek weryfikacji rachunku na białej liście?

Obowiązek weryfikacji dotyczy płatności wynikających z transakcji udokumentowanej fakturą wystawioną przez czynnego podatnika VAT, gdy wartość tej transakcji przekracza 15 000 zł brutto. Od stycznia 2020 roku przelew w takiej sytuacji powinien trafić na rachunek w wykazie.

Limit 15 000 zł odnosi się do wartości całej transakcji, a nie do pojedynczej raty lub pojedynczego przelewu. Podział płatności nie znosi obowiązku weryfikacji rachunku kontrahenta w wykazie.

Jak sprawdzić kontrahenta i rachunek w wykazie?

Weryfikację rozpocznij od odczytania numeru rachunku z faktury i sprawdzenia, czy wystawca jest czynnym podatnikiem VAT. Następnie wyszukaj go w wykazie po NIP, REGON, nazwie albo bezpośrednio po numerze rachunku, a potem porównaj dane z fakturą.

Najlepiej zweryfikować kontrahenta w dniu zlecenia przelewu oraz przechować dowód sprawdzenia, na przykład elektroniczny zapis, wydruk lub identyfikator zapytania z wykazu. Taki dowód potwierdza staranność i ułatwia obronę rozliczeń.

Które rachunki znajdują się w wykazie?

Rejestr obejmuje rachunki rozliczeniowe oraz imienne rachunki w SKOK, które są powiązane z działalnością gospodarczą i prawidłowo zgłoszone przez podatnika. Nie każdy typ rachunku bankowego widnieje w wykazie, dlatego kluczowe jest korzystanie z właściwych numerów do rozliczeń firmowych.

Rachunki wirtualne mogą podlegać weryfikacji w systemach Ministerstwa Finansów, jeżeli są przypisane do odpowiedniego rachunku rozliczeniowego i właściwego podatnika. To ważne przy uporządkowaniu rozliczeń w organizacjach korzystających z numerów przypisanych do płatników.

Wykaz służy także do sprawdzania własnych rachunków. Przedsiębiorca powinien upewnić się, że numer firmowy zgłoszony w CEIDG albo KRS jest poprawnie ujawniony i widoczny dla kontrahentów.

Co grozi za przelew na rachunek spoza białej listy?

Zapłata na rachunek spoza wykazu może skutkować brakiem możliwości zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów w PIT lub CIT. Dodatkowo w przypadku transakcji objętej regulacjami VAT może powstać ryzyko solidarnej odpowiedzialności nabywcy za zaległości VAT dostawcy w części dotyczącej tej płatności.

Negatywne konsekwencje można ograniczyć poprzez złożenie właściwego zawiadomienia w wymaganym terminie, jeżeli przelew został nieumyślnie skierowany na numer nieujawniony w rejestrze.

Jak działa ZAW-NR i w jakim terminie go złożyć?

ZAW-NR to zawiadomienie składane do właściwego urzędu skarbowego w razie zapłaty na rachunek, który nie widnieje w wykazie. Zgłoszenie obejmuje m.in. dane podatnika, dane kontrahenta, numer rachunku, kwotę oraz datę przelewu pozwalające zidentyfikować transakcję.

Aktualny termin na złożenie ZAW-NR wynosi 7 dni od dnia zlecenia przelewu. Starsze materiały wskazywały 3 dni, jednak należy stosować obowiązującą informację Ministerstwa Finansów o terminie 7 dni.

Na co zwrócić uwagę przy nietypowych płatnościach?

Szczególne zasady mogą dotyczyć transakcji niestandardowych, w tym rozliczeń kartowych, płatności realizowanych mechanizmem podzielonej płatności, operacji na rachunki cesyjne lub faktoringowe, a także przelewów na rachunki zagraniczne. W takich sytuacjach warto sprawdzić bieżące stanowisko administracji skarbowej lub skonsultować sprawę z doradcą podatkowym.

Niezależnie od specyfiki płatności, każdorazowo należy potwierdzić zgodność rachunku z danymi ujawnionymi w wykazie albo zadbać o procedury ograniczające ryzyko, jeżeli weryfikacja w standardowy sposób jest utrudniona.

Jak udokumentować weryfikację i jak ją zautomatyzować?

Dowód weryfikacji powinien jednoznacznie wskazywać datę i zakres sprawdzenia. Przechowywanie potwierdzenia ułatwia wykazanie dochowania należytej staranności i może mieć znaczenie przy ocenie kosztów podatkowych oraz ewentualnej odpowiedzialności solidarnej.

Weryfikację można prowadzić ręcznie lub automatycznie. Ministerstwo Finansów udostępnia rozwiązania do masowej weryfikacji, w tym plik płaski, który pozwala sprawdzać większe wolumeny rachunków na podstawie kluczowych danych, takich jak NIP, numer rachunku i data udostępnienia danych.

Jak biała lista łączy się z CEIDG i KRS?

Rachunki przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą są powiązane z informacjami zgłaszanymi w CEIDG. W przypadku spółek wpisywanych do KRS właściwe jest zgłoszenie i aktualizacja rachunków zgodnie z właściwymi procedurami. Brak ujawnienia numeru utrudnia kontrahentom bezpieczne rozliczenia i może wstrzymywać płatności.

Co dalej z wykazem, jakie zmiany zapowiadano?

Resort finansów rozwija narzędzia służące do masowej weryfikacji i integracji z systemami finansowo księgowymi, aby przyspieszyć i ułatwić sprawdzanie rachunków kontrahentów w procesach płatniczych.

Zapowiadano modernizację Wykazu podatników VAT oraz udostępnienie zmodernizowanego rozwiązania pod nowym adresem, co ma podnieść ergonomię i niezawodność weryfikacji.